Secrétaire de direction

Client Description:

Manpower est le pionnier du travail intérimaire et fixe. Grâce à une offre de services complète et en perpétuelle évolution, Manpower vous aide à vous adapter en permanence à un environnement changeant en vous apportant la flexibilité et la stabilité dont vous avez besoin.

Si vous désirez travailler en tant que secrétaire de direction au sein d'une intercommunale située à Nivelles alors ce poste est fait pour vous.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour apporter un soutien efficace à notre Service dans l'exécution de ses missions, notamment en matière de secrétariat de direction et de gestion des organes de gouvernance.

Missions principales

1. Gestion des séances des organes de gouvernance

• Paramétrage de la plateforme de gestion des délibérations.

• Planification et mise à jour du calendrier des réunions, envoi des invitations et configuration des séances.

• Organisation logistique des réunions (salles, équipements, accueil).

• Coordination de l'ordre du jour et diffusion des documents aux membres.

• Rédaction de documents administratifs (convocations, notes de synthèse, comptes rendus).

• Suivi des présences et gestion des signatures des procès-verbaux.

• Transmission des documents officiels aux organismes concernés.

2. Gestion des mandataires

• Mise à jour de la base de données des mandataires.

• Préparation des dossiers des nouveaux administrateurs.

• Organisation de formations pour les administrateurs.

• Élaboration de rapports administratifs et suivi des publications légales.

• Support aux administrateurs et associés dans leurs demandes.

3. Secrétariat général du Service

• Gestion de la plateforme de digitalisation du courrier et formation des collaborateurs.

• Traitement et dispatching des e-mails et courriers entrants/sortants.

• Rédaction et suivi de courriers administratifs.

• Gestion des appels téléphoniques et accueil des visiteurs.

• Organisation des agendas et planification de réunions.

• Gestion des commandes administratives et suivi des fournisseurs.

• Support administratif aux différents services selon les besoins.

• Participation à l'accueil physique et téléphonique si nécessaire.

• Réalisation de diverses tâches administratives (classement, archivage, publipostage, retranscriptions, secrétariat de réunions, etc.).

• rapidement disponible
• ayant une très bonne maitrise des outils informatiques (MS Office) notamment le publipostage sur Word.
• ayant une très bonne orthographe
• ayant une expérience professionnelle préalable de 2 ans dans une fonction administrative de type "secrétariat de direction"

Uitzendarbeid/Intérim : VG.361/BUOP | W-INT-RS-9 | Bxl:00374-406-20130208 & 00374-405-20130123