Executive Assistant - internationaal bedrijf

Client Description:
MANPOWER Office People is specialist in het rekruteren van bedienden. We gaan telkens voluit voor de 'Perfect Match' tussen werkgever en sollicitant! Welcome to a world of opportunity!

Samen met onze klant, een productiebedrijf in de voeding met internationale activiteiten zijn we op zoek naar een executive assistant met minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige rolJob Description:

In de rol van executive assistant ga je persoonlijke administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan de CFO en andere managers binnen de financiële afdeling.

In deze rol speel je een cruciale rol in het waarborgen van een soepele uitvoering van bedrijfsprocessen en dagelijkse operaties.

Jouw verantwoordelijkheden:

Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning:

• Proactieve ondersteuning bij agenda- en e-mailbeheer, het beantwoorden van telefoontjes en fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe belanghebbenden.
• Plannen van vergaderingen en zakelijke afspraken, en opvolgen van praktische regelingen.
• Boeken van reisarrangementen (vluchten, hotels, etc.) en organiseren van zakenreizen.
• Afhandelen van persoonlijke administratieve taken zoals onkostendeclaraties en correspondentie.

Vergaderingsvoorbereiding en opvolging:

• Beheren van de agenda en zorgen dat alle benodigde documentatie beschikbaar is ter voorbereiding van vergaderingen.
• Voorbereiden en coördineren van rapportages en (PowerPoint) presentaties, en bijhouden van actiepunten.
• Afronden en bijwerken van rapporten en documenten op het intranet/SharePoint zodat relevante bedrijfsinformatie betrouwbaar beschikbaar is.

Data- en documentbeheer:

• Onderhouden en bijwerken van juridische, financiële en operationele dossiers.
• Bijhouden van afwezigheden en zakenreizen.
• Beheren van documentarchieven voor de financiële afdeling.

Algemene afdelingsadministratie:

• Tijdige verwerking van inkooporders (PO's) en facturen en budgetopvolging.
• Coördineren van onboarding-vergaderingen voor nieuwe medewerkers.
• Afhandelen van administratieve taken met betrekking tot bedrijfsprocessen.

Uitvoering van gedelegeerde taken door de CFO:

• Beheren van de administratie van het wagenpark van het bedrijf.
• Organiseren van bedrijfsbijeenkomsten en evenementen (bijv. Management Conference, aandeelhoudersvergaderingen).

• Je combineert je opleiding (Bachelor of Master) met minimaal 5 jaar relevante en stabiele werkervaring in een vergelijkbare rol en omgeving.
• Je hebt een hoog niveau van discretie en vertrouwelijkheid. Het professioneel ondersteunen van senior managers is jouw passie.
• Je bent proactief en een zeer sterke organisator, een multitasker en goed gestructureerd.
• Je bent autonoom, een zelfstarter, met een proactieve mindset en neemt initiatief waar nodig.
• Verder ben je punctueel en nauwkeurig en heb je sterke administratieve vaardigheden.
• Je hebt een flexibele mindset.
• Je bent vertrouwd met de standaard pc-tools (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) en hebt affiniteit met nieuwe software systemen.
• Naast Nederlands beheers je de Engelse taal uitstekend (zowel schriftelijk als mondeling). Elke andere Europese taal is een pluspunt.

Je komt terecht bij een topwerkgever! Het bedrijf beschikt over moderne burelen en is vlot bereikbaar zowel met de wagen als het openbaar vervoer in de buurt van Gent 

Tegenover jouw inzet en engagement staat direct een vast contract, eenzeer goed salarispakket aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, ADV dagen etc

Dit bedrijf hecht ook belang aan work life balance waardoor je kan werken in glijdende werkuren en 50% thuiswerk.

Herken je jezelf in bovenstaand profiel? Stuur jouw CV naar [email protected] 

Uitzendarbeid/Intérim : VG.361/BUOP | W-INT-RS-9 | Bxl:00374-406-20130208 & 00374-405-20130123