Chargé.e de la gestion documentaire et de l'archivage

Client Description:
Une Université est à la recherche d'un.e chargé.e de la gestion documentaire et de l'archivage à mi-temps pour un contrat de remplacement afin d'assurer le suivi administratif et la gestion documentaire pour faciliter l’accès à toute documentation pertinente pour les enseignant.e.s de l’enseignement secondaire.Job Description:
1. Recherche et réalisation de la revue de presse socio-économique : 

• Consulte quotidiennement les articles de presse de l’agence de presse ;
• Sélectionne les articles pertinents et choisit la partie de l’article à garder ;
• Isole l’article ou la partie d’article, le met en page via la plate-forme pour le rendre lisible (élimine les publicités, …) et l’importe ;
• Indexe et encode l’article dans la base de données documentaire (titre, éditeur, …), établit au besoin un résumé et choisit un/des mots-clés pertinents ;
• Classe les articles sélectionnés dans les subdivisions adéquates du plan de classement ;
• Sélectionne les autres ressources pertinentes (sites internet, articles non payants, vidéos, etc.) et les encode dans la base de données.

• Range les articles, les sources dans la bibliothèque ;
• Met à jour le plan de classement en fonction de l’actualité ;
• Télécharge, récupère, découpe des séquences vidéo, émissions ;
• Modifie et adapte la structure du plan de classement ;
• Définit des thématiques ;
• Crée l’arborescence électronique.

• Corrige ou fait corriger les bugs informatiques de la base documentaire par le service de support IT externe, planifie les interventions ;
• Donne de l’helpdesk à distance pour les usagers, donne des informations bureautiques, les aide à trouver l’information pertinente.

• Assure la facturation des abonné.e.s, des formations : crée le.a client.e, établit la facture, fait les rappels, donne les accès aux informations ;
• Organise la logistique des formations : facture, rappels, offres, accueil des visiteur.euse.s;
• Traite les courriers entrants et sortants ;
• Traite les appels téléphoniques ;
• Crée et rédige les newsletters, les envoie ;
• Relit occasionnellement les contrats avec les fournisseurs de presse (droits d’auteur).

• Savoir déterminer si l’utilisation d’une ressource (article, vidéo, etc.) est permise au regard des droits d’auteur ;
• Savoir anticiper les impacts d’un changement dans la structuration du site ;
• Savoir faire preuve d’esprit critique et d’une bonne analyse pour effectuer des recherches, cibler les informations pertinentes, diffuser l’information ;
• Savoir s’adapter à des personnes et des domaines différents, cerner leur métier pour leur donner l’information appropriée.

• Niveau Bachelier

• Connaissances en bibliothéconomie ;
• Connaissances des référentiels et des programmes de cours de l’enseignement secondaire visés par les thématiques suivantes : sciences économiques, sociales, et de gestion ;
• Connaissances du multimédia ;
• Connaissances en matière de droits d’auteur ;
• Connaissance du fonctionnement du CeDES et de l’enseignement secondaire ;
• Connaissance des outils de gestion documentaire et d’archivage, les principes de gestion documentaire papier et électronique ;
• Connaissance des logiciels informatiques courants et spécifiques à l’UNamur (base de données du CeDES, NOE finance) ;
• Excellente maîtrise du français écrit.

Uitzendarbeid/Intérim : VG.361/BUOP | W-INT-RS-9 | Bxl:00374-406-20130208 & 00374-405-20130123